10/03/2026
15 KỸ NĂNG CỰC KỲ QUAN TRỌNG DÀNH CHO DÂN XUẤT NHẬP KHẨU KHÔNG THỂ BỎ QUA
Người làm nghề phải hiểu quy trình, phối hợp nhiều bên, xử lý phát sinh và kiểm soát rủi ro ở từng khâu. Vì vậy, để một lô hàng xuất khẩu hay nhập khẩu thì bạn cần biết:
🔻1. Làm chủ Incoterms và phân chia chi phí
Nhiều bạn mới chỉ nhớ Incoterms là ai thuê tàu, ai mua bảo hiểm. Nhưng ở góc độ thực tế, Incoterms là điểm phân chia rủi ro và trách nhiệm tài chính.
👉• Kiến thức cần nắm: Bạn phải phân biệt được sự khác biệt giữa các nhóm E, F, C, D. Quan trọng nhất là điểm chuyển giao rủi ro. Ví dụ, với điều kiện FOB, rủi ro chuyển từ người bán sang người mua ngay khi hàng lên tàu. Nếu hàng bị rơi xuống biển trong quá trình cẩu, bạn phải biết ai là người chịu trách nhiệm đòi bảo hiểm.
👉• Kỹ năng cần có: Bạn phải hiểu rõ mình đang ở vị trí thế nào. VD nếu làm FOB, bạn kiểm soát được local charges tại đầu xuất nhưng lại phụ thuộc vào forwarder do khách chỉ định. Nếu làm CIF/CFR, bạn chủ động hơn về lịch tàu nhưng phải gánh rủi ro cước biển biến động.
👉• Cách làm thực tế: Khi xem xét hợp đồng, hãy lập bảng so sánh chi phí. Nếu mua EXW, bạn phải tự lo từ khâu kéo xe tại nước xuất khẩu, làm thủ tục hải quan đầu xuất. Nếu chưa có kinh nghiệm làm việc với đại lý nước ngoài, hãy cân nhắc chuyển sang mua FOB để giảm bớt gánh nặng đầu xuất.
🔻2. Kỹ năng phân loại mã HS Code chính xác
Đây là kỹ năng khó nhất và dễ gây tranh cãi nhất với cơ quan hải quan. Một sự nhầm lẫn nhỏ cũng dẫn đến việc đóng thêm thuế hoặc bị phạt vi phạm hành chính.
👉• Kiến thức cần nắm: Thuộc lòng 6 quy tắc tổng quát giải thích việc phân loại hàng hóa. Hiểu rõ chú giải chương và chú giải phần trong biểu thuế.
👉• Cách làm thực tế: Đừng bao giờ chỉ dựa vào tên hàng trên Invoice. Hãy yêu cầu bộ phận kỹ thuật cung cấp tài liệu chi tiết về thành phần, cấu tạo, công dụng. Ví dụ, cùng là một tấm nhựa nhưng dùng làm linh kiện máy móc sẽ có mã khác với tấm nhựa dùng trong xây dựng. Hãy tra cứu trên các trang dữ liệu của Tổng cục Hải quan để xem các lô hàng tương tự đã được áp mã gì trước đó.
🔻3. Nghiệp vụ kiểm soát và luân chuyển vận đơn
Vận đơn là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ, quyết định ai là chủ sở hữu thực sự của hàng hóa.
👉• Kiến thức cần nắm: Phân biệt Bill gốc, Bill điện và Seaway Bill. Hiểu rõ chức năng của vận đơn đường biển so với vận đơn hàng không (vốn không có chức năng sở hữu).
👉• Cách làm thực tế: Trong trường hợp thanh toán sau, người xuất khẩu nên giữ Bill gốc để làm áp lực thu tiền. Người nhập khẩu khi nhận hàng phải kiểm tra kỹ các thông tin về người gửi, người nhận, tên tàu, số chuyến và đặc biệt là phần mô tả hàng hóa phải khớp với Invoice. Nếu dùng Bill điện, hãy đảm bảo bên xuất đã làm lệnh giải phóng hàng (Surrender) để tránh hàng về cảng mà không lấy được.
🔻4. Kiểm soát các phí và phụ phí logistics
Nhiều người mới làm thường bị sốc khi nhận hóa đơn từ Forwarder vì có quá nhiều loại phí lạ lẫm.
👉• Kiến thức cần nắm: Hiểu rõ các loại phí tại cảng (Local Charges) như phí bốc xếp THC, phí lệnh giao hàng D/O, phí vệ sinh container. Phân biệt được các loại phụ phí biến động như phí nhiên liệu BAF, phí mất cân đối vỏ container CIC.
👉• Cách làm thực tế: Trước khi thực hiện lô hàng, hãy yêu cầu đối tác gửi báo giá trọn gói (All-in). Hãy kiểm tra kỹ thời gian miễn phí lưu kho, lưu bãi (Free time) để điều phối xe kéo hàng kịp thời, tránh phát sinh chi phí lưu container (DEM/DET) có thể lên tới cả trăm đô mỗi ngày.
🔻5. Kỹ năng soạn thảo chứng từ xuất nhập khẩu chuẩn chỉnh
Bộ chứng từ là cái gương phản chiếu thực tế hàng hóa. Gương mờ thì hải quan sẽ soi xét rất kỹ.
👉• Kiến thức cần nắm: Cách lập Invoice (Hóa đơn), Packing List (Phiếu đóng gói) và Contract (Hợp đồng) theo đúng thông lệ quốc tế và yêu cầu của ngân hàng.
👉• Cách làm thực tế: Luôn áp dụng nguyên tắc kiểm tra chéo. Số lượng trên Packing List phải khớp với Invoice. Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì phải được tính toán chính xác. Một lỗi sai nhỏ về địa chỉ hay tên công ty cũng có thể khiến bạn phải làm công văn điều chỉnh rất phiền hà.
🔻6. Thành thạo phần mềm khai báo hải quan VNACCS/VCIS
Đây là công cụ làm việc hàng ngày của nhân viên hiện trường và chứng từ.
👉• Kiến thức cần nắm: Cách nhập liệu các chỉ tiêu trên tờ khai, cách truyền mã loại hình (ví dụ A11 cho nhập kinh doanh, E31 cho nhập gia công).
👉• Cách làm thực tế: Trước khi bấm nút truyền chính thức, hãy kiểm tra kỹ mã cảng, mã địa điểm lưu kho và mã hiệu phương thức vận chuyển. Nếu hàng có thuế, hãy đảm bảo doanh nghiệp đã nộp tiền thuế hoặc có bảo lãnh ngân hàng để hệ thống tự động thông quan ngay khi truyền.
🔻7. Am hiểu chính sách mặt hàng và kiểm tra chuyên ngành
Hàng về đến cảng mà không có giấy phép thì coi như cầm chắc phần lỗ vì phí lưu bãi và nguy cơ tái xuất.
👉• Kiến thức cần nắm: Biết mặt hàng nào thuộc diện quản lý của Bộ Y tế, Bộ Công thương hay Bộ Nông nghiệp. Nắm rõ quy trình đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch động thực vật.
👉• Cách làm thực tế: Phải check chính sách mặt hàng ngay từ khâu chào giá. Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành, hãy chuẩn bị hồ sơ đăng ký trên Cổng thông tin một cửa quốc gia ngay khi có số vận đơn để khi hàng về là có thể lấy mẫu kiểm tra ngay.
🔻8. Kỹ năng xin và kiểm tra chứng nhận xuất xứ (C/O)
C/O chính là chìa khóa để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt 0% hoặc rất thấp.
👉• Kiến thức cần nắm: Hiểu các quy tắc xuất xứ trong các hiệp định thương mại tự do (FTA) như ATIGA, EVFTA, CPTPP. Biết cách tính hàm lượng giá trị khu vực RVC.
👉• Cách làm thực tế: Với hàng nhập, phải soi kỹ từng ô trên C/O xem có sai sót về tên tàu, số hiệu, mã HS hay không. Với hàng xuất, nhân viên phải tập hợp định mức nguyên vật liệu, hóa đơn đầu vào để giải trình với cơ quan cấp C/O khi có yêu cầu hậu kiểm.
🔻9. Kỹ năng làm việc với Forwarder và hãng tàu
Logistics là một chuỗi liên kết, bạn không thể làm tốt nếu không có những đối tác tin cậy.
👉• Kiến thức cần nắm: Biết cách so sánh dịch vụ của các hãng tàu khác nhau về thời gian vận chuyển (Transit time) và độ ổn định của lịch tàu.
👉• Cách làm thực tế: Đừng chỉ chạy theo giá rẻ. Một Forwarder tốt là người sẵn sàng hỗ trợ bạn xử lý sự cố lúc 2 giờ sáng hoặc giúp bạn mượn thêm ngày lưu vỏ container khi kho của bạn đang quá tải. Hãy duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp và minh bạch với họ.
🔻10. Kiến thức về các phương thức thanh toán quốc tế
Xuất nhập khẩu luôn đi kèm rủi ro thanh toán vì khoảng cách địa lý và khác biệt pháp luật.
👉• Kiến thức cần nắm: Hiểu quy trình mở L/C, cách thức chuyển tiền T/T trả trước hoặc trả sau. Biết về các loại bảo lãnh ngân hàng.
👉• Cách làm thực tế: Nếu là lần đầu làm việc với đối tác lạ, hãy ưu tiên dùng L/C dù phí cao hơn nhưng an toàn. Nếu dùng T/T, hãy thỏa thuận chia nhỏ đợt thanh toán (đặt cọc - thanh toán khi có Bill nháp - thanh toán nốt khi nhận hàng) để giảm thiểu rủi ro mất tiền.
🔻11. Kỹ năng quản trị rủi ro và mua bảo hiểm hàng hóa
Sự cố trên biển, cháy nổ kho bãi hay tai nạn xe kéo là những điều không ai mong muốn nhưng phải luôn chuẩn bị phương án dự phòng.
👉• Kiến thức cần nắm: Phân biệt các điều kiện bảo hiểm hàng hóa A, B, C. Biết cách lập hồ sơ khiếu nại bảo hiểm.
👉• Cách làm thực tế: Đừng tiết kiệm vài triệu đồng tiền bảo hiểm cho lô hàng vài tỷ. Hãy đọc kỹ các điều khoản loại trừ (ví dụ hàng hỏng do bao bì đóng gói không đúng cách thường không được đền bù) để dặn dò bộ phận kho bãi đóng hàng thật cẩn thận.
🔻12. Nghiệp vụ xử lý hiện trường và kiểm hóa
Đây là lúc kỹ năng giao tiếp và sự nhanh nhạy được phát huy tối đa.
👉• Kiến thức cần nắm: Quy trình hạ bãi, cắt chì, mở container và kiểm soát hàng hóa thực tế tại cảng.
👉• Cách làm thực tế: Khi hàng bị luồng Đỏ (phải kiểm hóa), nhân viên hiện trường cần chuẩn bị sẵn bộ chứng từ giấy, dụng cụ hỗ trợ và nắm chắc danh mục hàng hóa bên trong để giải trình nhanh với cán bộ hải quan. Sự trung thực và thái độ hợp tác là chìa khóa để quá trình diễn ra suôn sẻ.
🔻13. Kỹ năng quản lý kho bãi và chuỗi cung ứng nội địa
Lô hàng chỉ thực sự kết thúc khi hàng đã nằm an toàn trong kho và sẵn sàng để bán hoặc sản xuất.
👉• Kiến thức cần nắm: Cách tối ưu hóa sơ đồ kho, phương pháp sắp xếp hàng hóa khoa học để dễ tìm, dễ lấy.
👉• Cách làm thực tế: Phải có sự kết nối chặt chẽ giữa bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kho. Hãy thông báo lịch hàng về ít nhất trước 1-2 ngày để kho chuẩn bị nhân lực và phương tiện bốc xếp, tránh việc xe container phải nằm chờ chờ đợi gây phát sinh phí lưu xe.
🔻14. Kỹ năng đàm phán và xử lý khiếu nại
Trong logistics, sai sót có thể đến từ bất cứ đâu: hãng tàu giao chậm, kho bãi làm vỡ hàng, Forwarder báo sai giá.
👉• Kiến thức cần nắm: Kỹ thuật thương lượng và tâm lý học trong đàm phán. Hiểu về các quy định pháp luật về vận tải và bồi thường.
👉• Cách làm thực tế: Nếu là lần đầu làm việc với đối tác lạ, hãy ưu tiên dùng L/C dù phí cao hơn nhưng an toàn. Nếu dùng T/T, hãy thỏa thuận chia nhỏ đợt thanh toán (đặt cọc - thanh toán khi có Bill nháp - thanh toán nốt khi nhận hàng) để giảm thiểu rủi ro mất tiền.
🔻15. Kỹ năng sử dụng ngoại ngữ chuyên ngành
Ngoại ngữ trong ngành này không cần quá cầu kỳ, nhưng cần sự chính xác tuyệt đối.
👉• Kiến thức cần nắm: Thuộc lòng các thuật ngữ chuyên môn về vận tải, chứng từ và các câu giao tiếp cơ bản qua email.
👉• Cách làm thực tế: Hãy lập một cuốn sổ tay hoặc file ghi chú các thuật ngữ hay dùng. Khi viết email cho đại lý nước ngoài, hãy dùng câu ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề. Sử dụng các mẫu câu chuyên ngành giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn và đối tác cũng dễ dàng hiểu ý bạn muốn gì.
------------------
APG Logistics
Tối ưu chi phí - cá nhân hóa giải pháp thông minh
Hệ thống kho rộng khắp tại:
📌Hà Nội: Gầm cầu Thanh Trì, Hoàng Mai, Hà Nội.
📌HCM: Lô số II, KCN Tân Bình, HCM
📌Kho tại Bằng Tường: 广西壮族自治区 / 崇左市/ 凭祥市 / 凭祥
📌Kho tại Quảng Châu: 广州仓库/白云区/石井镇
